Statt WhatsApp-Chaos: ein Vorgang, ein Status, sichtbar für alle.
Eigentümer melden, der Beirat strukturiert in einen Vorgang: jeder Schritt ist für die ganze WEG nachvollziehbar, ohne private Schatten-Mailboxen.
Jedes WEG-Mitglied sieht denselben Stand – ohne dass der Beirat PDFs in private Mailboxen verteilen muss.
- Ablauf
- Klare Stufen
- Transparenz
- Für alle
- Ordnung
- Ein Ort
Von Meldung bis Abnahme, immer derselbe Datenkern.
Kein Beirats-Geheimwissen, Lesen für jedes Mitglied.
Ersetzt Gruppenchat, Verteiler und Excel-Listen.
App-Ablauf
Vom Hinweis bis zur Schlussrechnung, alles an einem Datensatz
Meldungen werden nicht beiseitegeschoben: sie werden zum Vorgang mit Historie, Dateien und Verantwortlichen.
Vorgang #14 · Sanitär
Wasserschaden Wohnung 3, Steigleitung undicht
Verantwortlich: Beirat Müller · sichtbar für alle 8 Eigentümer
Die Stufen spiegeln den echten Workflow: Meldung, Klärung, Angebote, Beschluss, Beauftragung, Abnahme.
- 1
Meldung einreichen
Kategorie, Einheit, Beschreibung in der App. Beirat wird benachrichtigt.
Meldung einreichen
Kategorie, Einheit, Beschreibung in der App. Beirat wird benachrichtigt.
- 2
Vorgang mit Stufen
Meldung bis Abnahme: Klärung, Angebote, Beschluss, Beauftragung, Abnahme als sichtbarer Balken.
Vorgang mit Stufen
Meldung bis Abnahme: Klärung, Angebote, Beschluss, Beauftragung, Abnahme als sichtbarer Balken.
- 3
Angebote am Vorgang
PDFs und Beträge liegen zentral, kein Suchen in Einzel-Mailboxen.
Angebote am Vorgang
PDFs und Beträge liegen zentral, kein Suchen in Einzel-Mailboxen.
- 4
Firma antwortet per Mail
Reply-To mit Token: Antwort und Anhänge landen automatisch im Vorgang, sichtbar für alle Eigentümer.
Firma antwortet per Mail
Reply-To mit Token: Antwort und Anhänge landen automatisch im Vorgang, sichtbar für alle Eigentümer.
- 5
Beschluss anstoßen
Umlauf oder ETV direkt aus dem Vorgang, Beschlussnummer kommt zurück auf die Akte.
Beschluss anstoßen
Umlauf oder ETV direkt aus dem Vorgang, Beschlussnummer kommt zurück auf die Akte.
- 6
Transparenz
Jedes WEG-Mitglied sieht Status, Nachrichten und Anhänge auf einer Seite.
Transparenz
Jedes WEG-Mitglied sieht Status, Nachrichten und Anhänge auf einer Seite.
Ohne zentrales Vorgangssystem
Negativ formuliert, weil es der Realität entspricht: Tabellen, verstreute Mails und fehlende Übergaben – nicht als Empfehlung, sondern als Ausgangslage vieler Selbstverwalter.
- Schaden in der WhatsApp-Gruppe, der Thread scrollt weg.
- Angebote im privaten Mail-Postfach, niemand sieht den Preisvergleich.
- Beim Beiratswechsel fehlt die Übergabe der laufenden Themen.
Warum sich das auszahlt
Nichts geht unter
Offene Vorgänge stehen auf einer Liste, Stillstand fällt auf.
Übergabe ohne PDF-Drama
Neue Beiräte sehen Historie, Beschlüsse und Rechnungen sofort.
Weniger Rückfragen
Wenn alle lesen dürfen, entsteht weniger Gerüchte-Druck auf den Beirat.
Ordentliche Verwaltung
§ 18 WEG verlangt eine ordnungsgemäße, nachvollziehbare Verwaltung. Vorgänge dokumentieren Beauftragungen und Angebotsvergleiche.
Bei Anfechtungen (§ 44 WEG) helfen lückenlose Zeitachsen und Anhänge in einem System.
Häufige Fragen
Kurz beantwortet – im Produkt siehst du dieselben Abläufe mit deinen echten Daten.
Was ist der Unterschied zwischen Meldung und Vorgang?
Eine Meldung ist der erste Hinweis (z. B. tropfende Heizung). Der Beirat legt daraus einen Vorgang mit vollen Stufen an oder archiviert die Meldung als Info.
Können nur Beiräte Vorgänge sehen?
Nein. Alle WEG-Mitglieder haben Lesezugriff. Bearbeiten darf das Verwaltungs-Team.
Können Handwerker direkt im Vorgang antworten?
Ja, über eine Antwort-Seite per Link in der E-Mail, inklusive PDF-Upload, ohne Login.
Gibt es automatische Erinnerungen?
Offene Punkte erscheinen im Dashboard. E-Mail-Erinnerungen für überfällige interne Aufgaben bauen wir aus.
Was passiert nach der Abnahme?
Der Vorgang bleibt im Archiv inklusive Kommunikation und Rechnung.
Vorgänge in einer Demo-WEG anlegen
Erstellt eine Meldung, wandelt sie in einen Vorgang um und ladet ein Beispiel-Angebot hoch.
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